Email на английском языке

КАК ПИСАТЬ ОФИЦИАЛЬНЫЕ EMAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Эта статья поможет вам лучше общаться и писать официальные электронные письма на английском языке.

Email на английском языке. Электронная почта — одно из наиболее часто используемых средств связи в мире. Они работают быстро, незамедлительно и позволяют взаимодействовать со всеми видами бизнеса в пределах и за пределами страны. На работе, прежде всего, правильное написание официальных электронных писем на английском языке требует определенных навыков, и, учитывая профессиональную ситуацию, важно не совершать ошибок, чтобы произвести хорошее впечатление о себе и своей компании.

пробный урок обратный звонок

В этой статье вы найдете:

  • Правила написания официальных электронных писем на английском языке
  • Правильный формат для использования
  • Примеры официальных электронных писем на английском языке

Правила написания официальных email на английском языке

Чтобы правильно написать электронное письмо на английском, не импровизируйте! Прочтите следующий совет, чтобы избежать серьезных ошибок, которые могут поставить под угрозу успех электронного письма с момента его получения.

Предмет

Тема — это первая часть информации, которую видят получатели электронного письма, и если оно написано неправильно или неясно, оно может подтолкнуть читателя к его удалению, даже не открывая! Поэтому важно с самого начала дать ясное и точное сообщение, указав содержание или причину написания двумя или тремя словами, которые привлекают внимание получателя.

Стиль

В отличие от многих других языков, которые требуют длинных сложных предложений в формальном письменном контексте, английский очень лаконичен и предпочитает короткие предложения и простую структуру. Убедитесь, что вы разбили текст на два или три абзаца — это позволит читателю быстро увидеть ключевые моменты.

Формулы вежливости

Когда вы пишете электронное письмо на английском, вы не только используете другой язык, но и попадаете в другую культуру с другими привычками. Англосаксы в целом уделяют много внимания формам вежливости и благодарности, поэтому никогда не забывайте добавлять их.

Проверить электронную почту

Никогда не отправляйте электронное письмо на английском языке, не перечитав написанное. Грамматические ошибки или опечатки очень распространены даже на вашем родном языке, поэтому на английском вы можете легко ошибиться. Двойная проверка написанного — простой шаг, который поможет вам не выглядеть непрофессиональным и, прежде всего, небрежным.

Подпись

Убедитесь, что ваши электронные письма заканчиваются всей важной информацией о вас, в том числе:

  • Имя и фамилия
  • название работы
  • относительные данные о вашей компании (название, адрес ..)
  • ссылка на сайт компании

Формат официального электронного письма на английском языке

  • Вступление
  • Содержание текста
  • Вывод

Вступление

В зависимости от типа ваших отношений с человеком, которому вы пишете, есть разные способы начать электронное письмо, но любое электронное письмо всегда должно начинаться с приветствия. В нашем конкретном случае формального, наиболее подходящими вариантами являются:

  • Dear Mr/Mrs/Ms (фамилия получателя, например г-н Блэк)
  • Dear Sir/Madam (если вы не знаете имя получателя) или в более общем плане «Кого это может касаться»

После первоначального приветствия вам понадобится вступительное предложение, в котором четко указывается причина написания и соответствует теме электронного письма. Кратко представьтесь (длинные тексты часто мешают людям их читать), а затем продолжайте:

  • I am writing with regard to… (email subject) Пишу по поводу… (тема письма)
  • I am writing in connection with… (email subject) Я пишу в связи с… (тема письма)
  • I am writing in reference to… Пишу в отношении…

Если вы пишете электронное письмо для отправки информации, вы можете начать с одного из следующих предложений:

  • I am writing to let you know… Пишу, чтобы вы знали …
  • I am delighted to tell you… (if you’re communicating good news) Рад сообщить вам… (если вы сообщаете хорошие новости)
  • I regret to inform you that… (if you’re communicating bad news) С сожалением сообщаю вам, что … (если вы сообщаете плохие новости)

Если вместо этого вы отвечаете на полученное электронное письмо, вы можете сказать:

  • I am writing in response to… Пишу в ответ на…
  • I am writing in reply to… Пишу в ответ…
  • I am writing to thank you for… (if you need to thank the recipient) Пишу, чтобы поблагодарить вас за… (если вам нужно поблагодарить получателя)

Содержание текста

Не существует обычных формул для написания основной части текста, потому что она зависит от того, что вам нужно сообщить. Полезно подготовить первоначальный проект, а затем внести исправления.

Общие правила заключаются в том, что текст должен быть разделен на короткие абзацы, избегая сокращений и акронимов, которые вы можете использовать, наоборот, при написании неформального электронного письма семье и друзьям.

В зависимости от типа отправляемого сообщения есть несколько способов написать окончательное приглашение перед тем, как закончить электронное письмо, например:

  • I look forward to hearing from you soon Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время
  • Thank you in advance Заранее спасибо
  • For further information, please do not hesitate to contact me Для получения дополнительной информации, пожалуйста, свяжитесь со мной.
  • Please let me know if you have any questions Пожалуйста, дай мне знать, если возникнут какие-либо вопросы
  • Thanks for your attention Спасибо за внимание

Вывод

Наиболее распространенный способ завершить электронное письмо:

  • Best regards С наилучшими пожеланиями
  • Kind regards С уважением
  • Yours faithfully (if you began the email with ‘Dear Sir/Madam’ because you don’t know the name of the recipient) С уважением (если вы начали письмо со слов «Уважаемый господин / госпожа», потому что не знаете имени получателя)
  • Yours sincerely (if you began the email with ‘Dear Mr/Mrs/Ms + surname) С уважением (если вы начали письмо с «Уважаемый господин / госпожа / госпожа + фамилия»)
  • Regards  С уважением

Примеры официальных электронных писем на английском языке

Посмотрим, как все это работает на практике.

Пример 1: Задержка доставки заказа

Subject: Delivery delayТема: Задержка доставки

Dear Mr Pascal, Дорогой мистер Паскаль,

We regret to inform you that we will not be able to respect the deadline previously agreed for the delivery of your order. Our supplier has warned us today that they are experiencing supply problems, which will result in a delay in our production chain. We count on your understanding and thank you for your patience. 

С сожалением сообщаем вам, что мы не сможем соблюдать ранее согласованный срок для доставки вашего заказа. Сегодня наш поставщик предупредил нас, что у него возникли проблемы с поставками, что приведет к задержке в нашей производственной цепочке. Надеемся на ваше понимание и благодарим за терпение.

Please accept our apologies. Пожалуйста, примите наши извинения.

Best regards, С наилучшими пожеланиями,

… 

Пример 2: Ответ на объявление о вакансии

Subject: Web Content Editor position Тема: Должность редактора веб-контента

Dear Sir/Madam, Уважаемый господин / госпожа,

With reference to your job ad in xxx, I would like to submit my application for the position of Web Content Editor in your company. Что касается вашего объявления о вакансии в xxx, я хотел бы подать заявку на должность редактора веб-контента в вашей компании.

I graduated in Communication Sciences at the University of xxx and worked for several years in a Digital Agency as Content Specialist. I believe my skills and experience are in line with the requirements for the job position. I will be glad to introduce myself in an interview, that will allow you to better evaluate my possible recruitment. 

Я закончил факультет коммуникационных наук в Университете ххх и несколько лет проработал в цифровом агентстве в качестве специалиста по контенту. Я считаю, что мои навыки и опыт соответствуют требованиям, предъявляемым к должности. Буду рад представиться на собеседовании, которое позволит вам лучше оценить мой возможный набор.

Please find attached a copy of my resume. I look forward to hearing from you. Приложите копию моего резюме. С нетерпением жду Вашего ответа.

Yours faithfully, Искренне Ваш,

Пример 3: Отправка каталога товаров

Subject: New product catalogue  Тема: Каталог новой продукции

Dear Ms.Chapman, Уважаемая г-жа Чепмен,

Following your request, we have recently sent you our new catalogue. We are convinced that it will enable you to see the quality of our products. Our local agent will contact you soon to arrange a meeting on a day and time that suits you in order to discuss in detail how our products can be of benefit to your company’s needs.

По вашему запросу мы недавно отправили вам наш новый каталог. Мы уверены, что это позволит вам убедиться в качестве нашей продукции. Наш местный агент свяжется с вами в ближайшее время, чтобы договориться о встрече в подходящий вам день и время, чтобы подробно обсудить, как наши продукты могут быть полезны для нужд вашей компании.

For further information, please do not hesitate to contact us. Для получения дополнительной информации, пожалуйста, свяжитесь с нами.

Yours sincerely, Искренне Ваш,

Если вы хотите улучшить свой английский и научиться писать электронные письма, найдите курс английского языка, который соответствует вашим потребностям.

 

КАК ПИСАТЬ ОФИЦИАЛЬНЫЕ EMAIL НА АНГЛИЙСКОМ
Наталья
Учитель английского языка
Задать вопрос
НУЖЕН ЛИ АНГЛИЙСКИЙ ЯЗЫК В ПУТЕШЕСТВИИ?
Обхожусь без него
20%
Только в аэропорту
20%
Знание английского дает уверенность и комфорт в путешествии
60%
Проголосовало: 5

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *